De plus en plus innovante, la technologie apporte toujours plus de solutions qui facilitent le quotidien de tous. Dans le cadre des entreprises par exemple, le coffre-fort électronique bulletin de paie procure des avantages considérables en termes de gestion des documents. Afin de demeurer compétitifs sur le marché, les employeurs se doivent donc d’opter pour cette solution innovante. Pour un meilleur usage, vous devez avoir une idée de son fonctionnement et des caractères légaux liés à son emploi. En ce sens, voici des informations utiles à connaître sur le coffre-fort électronique bulletin de paie.
Comment fonctionne un coffre-fort électronique bulletin de paie ?
Encore appelé coffre-fort numérique, le coffre-fort électronique bulletin de paie vous permet de regrouper en un même lieu tous vos documents importants. À l’instar des bulletins de paie, les fichiers conservés par cette solution informatique sont d’abord scellés numériquement puis archivés. Avec un logiciel comme Factorial par exemple, vous pouvez stocker les fiches de paie de vos employés qui en auront l’accès de manière sécurisée. Afin de garantir une sécurité maximale, les fichiers ne sont pas envoyés par voie électronique.
À chaque fois qu’un document est déposé sur un coffre-fort numérique, diverses opérations ont lieu. L’auteur ainsi que la date du dépôt sont sauvegardés par le logiciel grâce à une signature électronique et un système d’horodatage. En ce qui concerne les bulletins de paie, lorsque vous les distribuez, vos collaborateurs reçoivent une notification immédiate. Chacun pourra alors consulter sa fiche après avoir accédé à son espace personnel.
Pour cela, chaque employé devra se connecter à l’aide de son identifiant et de son mot de passe. De cette manière, les salariés n’auront accès qu’aux données les concernant uniquement.
Quelles sont les conditions d’usage du coffre-fort électronique bulletin de paie ?
En tant qu’employeur et chef d’entreprise, quand vous envisagez de recourir au coffre-fort électronique bulletin de paie, vous devez respecter certaines obligations légales.
La mise au courant des employés
Avant de passer à la fiche de paie dématérialisée, vous devez mettre vos salariés au courant de ce changement. Bien que vous n’ayez pas besoin de leur accord pour en faire usage, ils peuvent s’opposer à recevoir leurs bulletins de paie numériquement. Vous devez donc les informer au moins 1 mois à l’avance.
Le respect des normes RGPD
L’usage du coffre-fort numérique doit garantir la confidentialité, l’intégrité de même que la sécurité des données personnelles contenues dans les bulletins de paie. En aucun cas, ces informations ne doivent être divulguées délibérément ou involontairement à des tiers. Par ailleurs, les documents ne doivent subir aucune modification. En cas d’erreur après l’établissement de la fiche de paie, l’employeur doit d’abord avertir le salarié avant une éventuelle modification.
L’accessibilité totale des bulletins de paie
Les fiches de paie dématérialisées doivent être disponibles pour le salarié durant une durée de 50 ans soit jusqu’à l’âge de 75 ans. Pendant ce temps, il doit être en mesure de consulter son bulletin et de le télécharger au besoin. Les informations doivent être bien lisibles afin que l’employé puisse l’imprimer en cas de nécessité.
3 avantages du coffre-fort électronique bulletin de paie
Si la plupart des entreprises adoptent cette solution informatique, c’est évidemment pour la simple raison qu’elle est bénéfique pour leurs activités. Voici 3 raisons qui poussent les employeurs à utiliser le coffre-fort électronique bulletin de paie.
La sécurisation des bulletins de paie
Un facteur des plus importants du coffre-fort numérique est la sécurité apportée aux données personnelles des employés. Grâce aux différentes techniques cryptographiques utilisées sur les documents, vous êtes à l’abri d’un éventuel piratage numérique. Nul autre que le destinataire de la fiche de paie ou le personnel des ressources humaines ne pourra déchiffrer les données sauvegardées dans le logiciel.
L’obtention d’un meilleur rendement au sein de votre entreprise
Le gain de productivité et de temps est un privilège que vous offre l’usage d’un coffre-fort numérique. Vous n’aurez besoin que de quelques clics pour distribuer les bulletins de paie à l’intégralité de votre personnel. Le processus est considérablement accéléré par rapport à l’usage des bulletins en papier où vous devez exécuter de longues tâches fastidieuses. En plus, vos salariés auront facilement accès à leurs bulletins et pourront les récupérer quand bon leur semble depuis leur ordinateur ou leur smartphone.
Une meilleure valorisation de votre entreprise
L’usage de ce coffre-fort numérique aura également pour atout de valoriser davantage votre marque employeur. Opter pour cette solution informatique revient à faire preuve d’innovation et à participer au développement durablement de votre environnement. En effet, ce choix réduit ainsi l’usage des cartouches d’encre et des papiers qui augmentent l’empreinte écologique. Tout cela aura pour effet de fidéliser vos salariés tout en attirant d’autres collaborateurs.
Finalement, le coffre-fort électronique bulletin de paie est une solution innovante et avantageuse pour l’employeur et l’employé. De par son côté sécuritaire, il offre aux chefs d’entreprise la garantie du stockage de documents importants comme le bulletin de paie sur une longue période. Les salariés pourront alors accéder à leurs données à tout instant même en cas de changement d’employeur.