jeune tappant un email pour annuler son entretien

3 emails pour annuler son entretien embauche (guide + modèles)

Tout le monde rêve d’être convié à un entretien d’embauche. On se donnerait corps et âme pour ne jamais l’annuler. Cependant, nul ne connait l’avenir ! Parfois, on ne peut éviter que la vie prenne certaines tournures.

L’annulation d’un entretien d’embauche est loin d’être l’événement le plus tragique qui soit. Le directeur des ressources humaines ou l’employeur est un être humain au même titre que nous. Si vous leur faites part correctement des raisons qui vous ont malheureusement amené à annuler votre entretien d’embauche, ils seront indulgents.

Pourquoi faut-il annuler un entretien d’embauche ?

Tout d’abord, sachez ceci. Si rien ne vous empêche de partir à l’entretien d’embauche, il faut vous y rendre sans hésiter. Uniquement, les cas les plus extrêmes sont tolérables. Au nombre des motifs acceptables, on peut citer :

  • Un autre emploi au sein d’une autre structure ;
  • Le cas de problèmes sanitaires ;
  • Les incidents routiers ;
  • Les problèmes liés aux transports communs (pannes techniques ou non, retard ou annulation de départ).

Le but de votre mail n’est pas d’exposer les raisons de l’annulation. Il vise juste à aviser l’employeur afin qu’il revoie le programme.

personne ecrivant sur un ordinateur une lettre d annulation d entretien d embauche

Les autres raisons légitimes pour annuler un entretien d’embauche

Annuler un entretien d’embauche peut être une décision délicate, mais il existe des circonstances légitimes qui peuvent justifier cette action. Même si la vrai raison est que vous avez peut-être besoin de temps supplémentaire pour travailler les questions habituelles posées en entretien d’embauche. Il est essentiel de prendre des décisions éclairées et de communiquer de manière transparente pour maintenir une relation professionnelle positive. D’autant plus que vous avez du fournir énormément d’effort pour obtenir cet entretien professionnel. Il faut donc continuer à surfer sur la bonne impression que vous avez donné. Voici quelques raisons légitimes pour annuler un entretien d’embauche :

  • Urgences personnelles : Des situations imprévues telles que des problèmes de santé, des urgences familiales ou des engagements inattendus peuvent nécessiter l’annulation d’un entretien.
  • Opportunité professionnelle soudaine : Si une opportunité professionnelle inattendue se présente, il peut être nécessaire de reconsidérer vos engagements, même si cela implique d’annuler un entretien planifié.
  • Conflits d’emploi actuel : Des circonstances liées à votre emploi actuel, telles que des réunions importantes ou des projets urgents, peuvent parfois interférer avec un entretien prévu.
  • Problèmes de transport : Des problèmes de transport inattendus tels que des pannes de voiture ou des retards importants peuvent rendre difficile votre présence à un entretien.

L’importance de la communication proactive en cas d’annulation

La clé d’une annulation d’entretien réussie réside dans une communication proactive. Il est crucial de notifier rapidement l’employeur et de fournir des explications claires. Voici pourquoi la communication proactive est essentielle :

  • Maintenir la transparence : En informant rapidement l’employeur de votre situation, vous montrez un engagement envers la transparence, établissant ainsi une base solide pour une relation professionnelle future.
  • Démontrer le respect du temps : En communiquant rapidement, vous montrez du respect envers le temps de l’employeur et lui permettez de réorganiser son emploi du temps.
  • Préserver votre réputation : Une communication proactive aide à préserver votre réputation professionnelle. Les employeurs apprécient généralement la communication ouverte et la compréhension des circonstances imprévues.

Prévenir rapidement pour garder le contact

Il vaut mieux informer immédiatement l’employeur quand vous vous rendez compte que vous ne pouvez plus vous rendre à l’entretien. Ce geste est la preuve que vous avez de l’estime, ou une vive considération pour lui. En outre, il est toujours préférable d’informer l’employeur aussi vite que possible, quand vous avez l’intention de remettre l’entretien à une date ultérieure.

Finalement, en agissant de la sorte, l’employeur vous considère comme un homme responsable et capable d’assumer convenablement des responsabilités au sein d’une entreprise. Votre candidature sera de nouveau prise en compte, au cas où vous décideriez de postuler une autre fois.

Si vous manquez à l’entretien sans avertir d’avance l’employeur, le degré de considération que les autres ont pour vous diminue fortement. Cela peut même avoir des conséquences négatives pour vous sur le long terme.

Quand vous avertissez l’employeur que vous ne pourrez pas venir à l’entretien, cela ne l’énerve point. Il a au contraire l’occasion de revoir son programme ou de le réaménager autrement.

jeune adolescent ecrivant un email pour annuler son entretien d embauche

Les étapes cruciales pour une annulation de dernière minute réussie

Lorsqu’une annulation de dernière minute est inévitable, il est essentiel de suivre des étapes spécifiques pour minimiser les impacts négatifs. Voici les étapes cruciales à suivre :

  1. Notifier immédiatement : Dès que vous réalisez que l’annulation est inévitable, notifiez l’employeur dès que possible.
  2. Fournir une explication claire : Soyez transparent sur les raisons de l’annulation, en fournissant des détails suffisants sans entrer dans les détails personnels.
  3. Proposer des solutions alternatives : Offrez des solutions alternatives telles que la reprogrammation de l’entretien ou une entrevue virtuelle pour atténuer les inconvénients.
  4. Exprimer des excuses sincères : Exprimez des excuses sincères pour les inconvénients causés, démontrant ainsi votre professionnalisme et votre compréhension.

Structure de l’email

Il est souvent recommandé que l’email soit court, et rédigé avec un ton assez poli. Vous n’avez pas besoin de faire des écrits kilométriques. Contentez-vous juste de quelques lignes. Présentez l’email comme suit :

  • D’abord, excusez-vous pour votre indisponibilité ;
  • Exposez le motif qui vous empêche de prendre part à l’entrevue ;
  • Enfin, clôturez avec la formule de politesse.


Objet : Annulation d’entretien d’embauche – Louis Carrière

Monsieur Borello,

Suite à une situation imprévue à laquelle je suis confronté, je suis dans le regret de vous informer que je ne pourrai pas me rendre à l’entretien d’embauche prévu pour le poste d’administrateur réseau qui devrait avoir lieu ce 14/07/20XX à 11h précises.

Je suis en effet dans l’obligation d’annuler l’entretien parce que j’ai répondu favorablement à une autre offre d’emploi.

J’espère que vous verrez la personne qu’il faut pour occuper ce poste.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes respectueuses salutations.

Prénom et Nom

Comprendre en vidéo comment faire pour écrire son email d’annulation

Vous allez découvrir dans cette vidéo explicative comment rédiger un mail pour s’adresse à votre recruteur. Cela vous permettre d’annuler proprement et correctement votre rendez-vous professionnel. Cette vidéo parle d’un email à rédiger après avoir passé un entretien d’embauche avec son recruteur. Mais les principes de rédaction et de formulation donnés dans ce film restent ceux que vous devez appliquer dans votre email.

Votre réactivité, votre professionnalisme dans la rédaction de votre message, une explication claire et précise des raisons de votre annulation sont d’autant de signes positifs que vous allez envoyer à votre futur employeur.

Utiliser la vidéo pour renforcer votre message d’annulation

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, l’utilisation de la vidéo peut ajouter une dimension humaine à votre message d’annulation. Voici comment utiliser la vidéo de manière efficace :

  • Exprimer sincérité et professionnalisme : En utilisant une vidéo, vous pouvez exprimer votre sincérité et votre professionnalisme de manière plus palpable qu’à travers un simple e-mail.
  • Fournir des détails supplémentaires : Utilisez la vidéo pour fournir des détails supplémentaires sur les circonstances de l’annulation, montrant ainsi votre engagement envers la transparence.
  • Réitérer votre intérêt : Profitez de l’occasion pour réitérer votre intérêt pour le poste et expliquer comment vous prévoyez de résoudre la situation afin de rétablir la possibilité d’une rencontre future.

Dernière minute : annulation en bonne et due forme

Précédemment, il a été démontré qu’il est bien préférable d’avertir l’employeur le plus tôt possible. Un imprévu au dernier moment n’arrange pas vos affaires. À vrai dire, les choses sont complexes. Néanmoins, ne vous affolez pas.

Votre situation est bien sûr compliquée, quand vous n’informez pas vite l’employeur. Il se peut qu’il pense que vous n’avez pas d’estime à son égard, malgré le temps qu’il vous accorde. Après tout, sachez que l’employeur est aussi un homme. Il sera indulgent si vous lui présentez bien votre empêchement et votre remords, car vous ne l’avez pas fait dans l’idée de le frustrer.

Pour un cas pareil, armez-vous de courage. Cherchez à arranger les choses en téléphonant en premier lieu à l’employeur. Puis, faites-lui parvenir un email pour attester vraiment de l’annulation de l’entretien d’embauche.

Exemple :

Objet : Annulation d’entretien d’embauche – David Lacroix

Madame Ledellec,

Je viens confirmer mon précédent appel, dans lequel je vous ai informé de mon indisponibilité pour l’entretien d’embauche au poste d’assistant comptable prévu pour le 16/10/20XX à 15h précises.

Je vous présente une fois de plus mes sincères excuses pour cette annulation. En effet, un accident de la circulation s’est produit à Reims. Du coup, je n’ai pas pu emprunter le train en direction de Paris.

Veuillez recevoir Madame mes sincères salutations.

Votre prénom et nom

main d homme redigant un email pour annuler son entretien avec son recruteur

Re-programmer l’entretien d’embauche

En effet, vous pouvez procéder à l’annulation d’un entretien d’embauche prévu pour un jour X, avant de proposer à l’employeur de le ramener à une date ultérieure. Il est préférable d’avertir l’employeur plus tôt, afin d’espérer une reprogrammation de l’entretien.

Au cas où vous ne l’auriez pas averti plus tôt, vous devrez donner une raison suffisante, avant qu’il ne reprogramme l’entretien. Anticipez toute déconvenue dans le mail, en suggérant 2 ou 3 jours et heures auxquelles vous aimeriez que l’entretien soit reprogrammé. Ainsi, vous n’aurez plus à échanger plusieurs mails pour décider du jour et de l’heure qui vous conviennent mutuellement.

Structure de l’email

  • D’abord, excusez-vous pour votre indisponibilité ;
  • Ensuite, montrez que vous souhaitez toujours obtenir cet emploi ;
  • Suggérez un entretien différé en proposant plusieurs jours et heures à la fois ;
  • Enfin, clôturez avec la formule de politesse.

Exemple

Objet : Demande d’ajournement d’entretien d’embauche – Aline Dubois

Monsieur Chandelier,

À cause d’une situation imprévue à laquelle je suis confronté, je regrette vivement ne pas pouvoir venir à l’entretien d’embauche qui devrait se dérouler le 23/09/20XX à 14h précises. Je vous présente mes sincères excuses.

Veuillez néanmoins savoir que je reste très motivé par ce poste, et que j’accepterai favorablement de communiquer avec vous autour des conditions que le candidat doit remplir.

J’aimerais bien que vous acceptiez de me recevoir à la date que vous jugez bonne au nombre de celles-ci :
– Le 13/08/20XX à 11h
– Le 13/08/20XX à 18h
– Le 15/08/20XX à 14

Dans l’attente d’une suite favorable, veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes salutations distinguées.

Votre Prénom et Nom

Avertissez l’employeur qui vous convie à un entretien d’embauche, si vous ne vous sentez pas en mesure d’être présent aux dates et heures indiquées. Ne vous affolez pas si vous annulez un entretien. Ceci étant, gardez le contact avec votre employeur, envers qui vous devez afficher suffisamment d’estime.

Comment reprogrammer avec succès un entretien d’embauche annulé

Après avoir annulé un entretien, réussir à le reprogrammer demande une approche réfléchie. Suivez ces étapes pour une reprogrammation réussie :

  • Contactez rapidement l’employeur : Une fois que la situation s’est stabilisée, contactez rapidement l’employeur pour exprimer votre intérêt continu et discuter de la possibilité de reprogrammer.
  • Proposez des options de reprogrammation : Offrez des options de dates et d’heures pour l’entretien reprogrammé, en montrant votre flexibilité et votre engagement.
  • Confirmez les détails par écrit : Après avoir convenu d’une nouvelle date, confirmez les détails par écrit, y compris l’heure, le lieu (s’il s’agit d’une entrevue en personne) et toute autre information pertinente.
  • Préparez-vous soigneusement : Utilisez le temps supplémentaire pour vous préparer soigneusement à l’entretien. Révisez les informations sur l’entreprise, préparez des réponses aux questions courantes et assurez-vous d’être prêt pour cette nouvelle opportunité.

Annuler un entretien d’embauche peut être une étape délicate, mais en suivant des étapes bien définies et en communiquant de manière proactive, vous pouvez atténuer les impacts négatifs et maintenir une relation professionnelle positive. Utilisez les outils numériques tels que la vidéo avec précaution, et soyez prêt à reprogrammer avec succès si les circonstances le permettent.