Il est indispensable d’avoir des fournitures de bureau adaptées à vos activités pour le succès de votre entreprise. Toutefois, face aux nombreux équipements et accessoires disponibles sur le marché, il n’est pas toujours facile de faire le meilleur choix. Par conséquent, comment déterminer quelles sont les fournitures de bureau indispensables dans une société ?
Le tampon professionnel : quels critères ?
Malgré la numérisation qui conquiert tous les secteurs d’activités, le tampon professionnel reste un élément important de toute entreprise moderne. En authentifiant les documents papier produits par vos équipes, il ajoute une couche de protection à ceux-ci. De plus, puisque chaque département et chef de service peut avoir un tampon personnalisé, cet accessoire aide à prévenir la confusion et les conflits entre les départements d’une même société.
Comme l’expliquent les spécialistes du site www.france-tampon.fr, il existe quelques critères à analyser pour choisir votre tampon professionnel. La taille est un critère important. Vous devez faire votre choix en fonction de l’espace disponible sur les documents que vous produisez et des informations que vous souhaitez faire figurer sur le tampon. Certains modèles peuvent afficher jusqu’à 7 lignes de textes (logo y compris).
De plus, pour un usage classique, des poignets en bois ou en plastique sont largement suffisants. Cependant, pour avoir des tampons plus résistants et plus adaptés à un usage intensif, préférez des modèles en métal. Un tampon à encrage automatique est également beaucoup plus pratique.
La couleur de l’encre a également son importance. Peu importe la couleur que vous choisissez, l’empreinte laissée par le tampon sur les documents doit être clairement lisible. Les couleurs vives comme le rose fluo et le bleu clair sont de bons choix si vous devez ajouter un petit logo ou une signature à des documents qui sont souvent scannés. Quant aux couleurs sombres comme le bordeaux, elles sont plus recommandées pour des documents traditionnels et elles ne perdent pas du contraste après une copie en noir et blanc.
Chez certains fabricants de tampons, vous avez la possibilité de personnaliser votre commande. N’hésitez pas à le faire pour ajouter des informations telles que le nom de votre entreprise, un email, un numéro de téléphone, un numéro SIRET et une adresse. Cette personnalisation est très importante, en particulier pour les entreprises commerciales.
Les fournitures nécessaires pour l’archivage
La loi française exige que de nombreux documents papier soient conservés sur plusieurs années. Pour cela, vous aurez besoin des fournitures suivantes :
- des classeurs,
- des relieurs à lamelles,
- des anneaux brisés,
- des baguettes de reliure.
Chacune de ces fournitures aide à créer des dossiers et un système d’archivage. Cela permet aux entreprises de retrouver plus facilement les documents et de les fournir à l’administration publique (le fisc par exemple) si cela est nécessaire. Pour conserver efficacement tous les documents papier, vous aurez besoin d’un conteneur de rangement.
Les boîtes pour dossiers suspendus, les boîtes à archives automatiques et les pochettes murales sont également indispensables. Peu importe les choix que vous faites, n’oubliez pas d’identifier chaque document ou groupe de documents avec un numéro ou un code d’identification unique.