10 étapes pour l’organisation d’un événement

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Les salons, conférences, portes ouvertes et team-building sont autant d’événements qui existent. Leur organisation demande non seulement une totale implication des membres d’organisation, mais également le respect de quelques règles. Découvrons ensemble dans ce qui suit les dix étapes indispensables à la réussite d’un événement.

Définir le but et le format

Pourquoi vous organisez l’événement ? Est-ce pour accroitre la visibilité de votre marque ? Est-ce pour partager votre savoir-faire avec le public ? Pour convaincre les potentiels investisseurs ? Où Pour discuter avec les professionnels de votre domaine. Vous devez avant tout fixer les objectifs de l’événement. Ces derniers permettent en effet de savoir où vous allez et d’entretenir votre motivation. Toutefois, les objectifs de l’événement doivent être précis. Chaque mot qui les compose doit être clairement défini.

Concernant le format et la stratégie de l’événement, tout dépend des objectifs fixés. En effet, une soirée festive s’avère une meilleure option pour celui qui souhaite renouer les contacts avec les clients ou communiquer sur un produit. Par contre, si c’est pour discuter avec les experts de votre domaine, un congrès est le mieux adapté.

Accorder suffisamment d’attention à la planification

Il faut passer à la planification de l’événement après avoir définir les objectifs. Pour cela, créez un document et mettez-y les tâches principales de l’événement. Assurez-vous de détailler chaque tâche et n’oubliez pas d’indiquer devant chacune d’elle la durée d’accomplissement. Cette dernière est très importante. Une fois terminée, partagez le document avec les membres d’organisation pour que chaque personne se prépare quelques jours avant le jour J.  

Par ailleurs, concernant la planification, plusieurs logiciels ou programmes informatiques sont à votre disposition. C’est le cas de Trello et GanttPro, des produits tout-en-un qui simplifient la tâche à ceux qui souhaitent gagner du temps dans la préparation d’un événement. De plus, Asana, Teamweek et Podio sont également de très bons logiciels recommandés pour la planification d’un événement. Ils sont faciles à utiliser, ne nécessitent pas d’avoir une connaissance poussée en informatique et permettent de gagner du temps.

Rédigez votre budget en tenant compte des situations imprévisibles

La planification de l’événement est déjà faite ? Il faut maintenant passer à la rédaction de votre budget. En général, le problème ne se pose pas pour quelqu’un qui a de l’expérience. Mais si c’est votre première fois d’organiser un événement, il vous sera difficile de fixer le budget. Pour cause, vous devez prévoir plusieurs postes à savoir l’assurance, la location de la salle, les traiteurs en cas d’une soirée festive, les hôtesses et les hôtes. À cela s’ajoutent le mobilier et les matériels de sonorisation. Le mieux serait de vous faire accompagner par un expert du domaine. Celui-ci pourra vous aider à définir le budget exact pour l’événement.

Par ailleurs, que l’objectif soit d’augmenter la visibilité de votre entreprise, de renouer le contact avec les clients ou de partager votre expérience avec ceux-ci, il faut réserver une marge pour les dépenses imprévues. Plus spécifiquement, les experts recommandent de prévoir au moins 17% du budget global. En effet, tout peut arriver à n’importe quel moment et si vous n’êtes pas préparé financièrement, votre événement sera un échec.

Le diable est dans les détails

L’objectif de la plupart des personnes qui organisent les événements est de laisser une bonne impression aux invités, et ce, du début jusqu’à la fin. Pour cela, vous devez les accueillir comme il se doit, bien habiller les membres d’organisation et ne pas négliger l’animation. Sur ce dernier point, proposez des jeux (quiz, etc.) auxquels les invités pourront participer aux heures de pause. Ceux qui le souhaitent pourront faire des stands de photos ou des sondages pour donner la parole aux invités. En bref, essayez de surprendre les participants et les faire passer des moments qu’ils se souviendront tout au long de leur vie.

Vérifier l’emplacement et avoir un plan B

La réussite d’un événement dépend en grande partie de l’emplacement. Vous devez accorder une attention particulière à la salle d’organisation, choisissez un endroit adapté à l’objectif fixé et selon le nombre de personnes invitées. De plus, assurez-vous que l’emplacement est simple d’accès pour ne pas décourager les invités.  

Toutefois, avant le jour J, faites un tour dans la salle, vérifiez si la climatisation et les toilettes fonctionnent. De plus, ne négligez pas la lumière et d’autres éléments de la salle qui pourront contribuer au succès de votre événement. Autant de points très importants qui vous éviteront les mauvaises surprises de dernières minutes. Toujours dans le même sens, il est conseillé de prévoir un plan B. On ne sait jamais, il peut y avoir des problèmes avec le propriétaire des lieux le jour de l’événement.

Répartir les responsabilités

Selon le type d’événement que vous comptez organiser, vous aurez besoin d’autres personnes au sein de votre société. Raison pour laquelle, nous vous conseillons de mettre en place une équipe dans laquelle chaque personne connait ses tâches, sa mission ou son rôle que ce soit au stade de la préparation ou durant l’événement. Les responsabilités doivent réparties par zone. Plus spécifiquement, quelqu’un est responsable de l’accueil des invités, une autre responsable des matériels de sonorisation, de la restauration, etc. Les membres d’organisation doivent s’occuper chacun d’une zone durant l’événement.

Parler de l’événement à votre auditoire

L’étape suivante pour réussir un événement consiste à parler de ce dernier à votre auditoire. Pour cela, vous avez à votre disposition plusieurs supports de communication dont votre site web. Ce dernier peut vous aider à partager les informations concernant votre événement et accroitre la notoriété de votre marque notamment par le SEO. L’autre choix possible pour atteindre un grand nombre de personnes qui sont déjà dans votre base de données est l’emailing.

Par ailleurs, les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.) vous permettront également d’atteindre facilement votre audience, mais aussi de faire passer le message auprès de ceux qui ont le même centre d’intérêt que les autres. La presse reste aussi une meilleure option pour communiquer sur l’événement, mais ici, il faut créer un message court qui pourra être transmis facilement. En bref, le choix du support de communication dépendra de votre budget et le publique à qui est destiné le message.

Prêter attention au service

Avant le jour J, trouvez le temps pour discuter avec l’équipe et les prestataires. Posez-leur des questions, répondez clairement aux interrogations et briefez-les sur leurs missions. Chaque membre doit connaitre son rôle. De plus, selon vos moyens, mettez en place un système pour communiquer facilement avec eux durant l’événement. Les talkies-walkies sont par exemple recommandés. Grâce à ces derniers, les organisateurs peuvent facilement se joindre en cas de problème ou d’imprévus. Toutefois, si votre budget est limité, partager votre numéro principal avec l’équipe qui pourra vous joindre en cas de besoin.

Effectuer une dernière vérification 24 heures avant l’événement

Vérifiez quelques heures avant l’événement si vous avez bien imprimé le contenu audio et vidéo. Assurez-vous d’avoir bien indiqué le lieu d’événement à vos invités et que chaque membre d’organisation sait ce qu’il a à faire. N’oubliez pas de vérifier si l’emplacement est prêt pour accueillir le public.

Demander de la rétroaction

Vous serez probablement occupé durant l’événement sans oublier le fait que la fatigue sera au rendez-vous à la fin de la journée. Il vous sera donc difficile dans ces cas d’évaluer la manière dont tout s’est déroulé. Le mieux serait de mettre en place un formulaire que chaque participant remplira à la fin de l’événement. Demandez-leur de vous donner leur avis concernant l’emplacement, l’accueil, le travail des membres d’organisation, les conférenciers, etc. Les erreurs soulignées vous aideront à mieux vous préparer pour vos prochains évènements.

En somme, si vous respectez toutes ses étapes, il n’y a pas raison de ne pas réussir votre événement. Laissez la peur de côté, faites ce qui doit être fait et tout se déroulera comme prévu. 

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