Au sein d’une entreprise, le service des Ressources Humaines est connu pour s’occuper du recrutement du personnel. Outre cette fonction principale, ce département est également chargé de gérer les rémunérations, les relations entre les collaborateurs et le cycle de vie de chacun des membres de l’équipe salariale. Assurer la responsabilité de telles missions constitue un processus exigeant en temps et en compétences. Pour minimiser les efforts tout en opérant efficacement, l’idéal pour ce service de l’entreprise est de se doter d’un outil spécifiquement adapté pour l’exercice des fonctions RH. A ce propos, il y a une solution qui gagne en popularité et qui porte la dénomination de MyPeopleDoc. Qu’y a-t-il à découvrir sur cet outil ? L’essentiel est détaillé ici.
Qu’est-ce que Mypeopledoc ?
Mypeopledoc est une solution qui a vu le jour dans le but de mettre un terme aux différentes contraintes qu’il est possible de rencontrer lors de la mise en œuvre des missions au niveau du département des Ressources Humaines d’une entreprise. Il s’agit en réalité d’une plateforme qui permet de numériser toutes les opérations RH. Grâce à un tel service, le département RH peut en effet suivre les compétences d’un salarié, gérer des dossiers de candidature, envoyer ou recevoir des fichiers, et tout cela en ligne. Avec de telles fonctionnalités, le service RH gagne non seulement en productivité mais aussi en rapidité, car toutes ses opérations seront désormais automatisées.
Facile et pratique
Si la solution Mypeopledoc est depuis peu sous les feux des projecteurs, c’est parce qu’elle offre un lot impressionnant d’avantages. L’un de ses plus significatifs atouts concerne son caractère pratique et facile. En réalité, Mypeopledoc se veut être une plateforme entièrement ergonomique. Elle embarque une interface intuitive et personnalisable. De même, elle sait s’adapter à chaque utilisateur. Ce qui facilite de ce fait sa mise en place. La solution peut être directement intégrée au parc informatique déjà en service au niveau du département RH.
Reconnu internationalement
S’il y a une raison qui atteste de la performance de la solution Mypeopledoc, c’est bien évidemment sa renommée internationale. Ce service numérique est en effet déjà plébiscité par bon nombre d’entreprises présentes en France et dans toute l’Europe. Il s’agit aussi bien de petites structures que d’enseignes mondialement reconnues.
A ce jour, plusieurs centaines de marques ont déjà fait recours à PeopleDoc pour bénéficier de leur solution, et ce toujours pour les mêmes fins évoquées plus haut. Nous voulons parler d’automatiser les divers processus du service RH, de dynamiser ces derniers et de les rendre plus simples.
Pour ceux qui souhaitent se former ou se reconvertir dans le domaine des ressources humaines, envisager une alternance en RH peut être une opportunité précieuse, permettant de combiner apprentissage théorique et expérience pratique pour une transition professionnelle enrichissante.
Apprenez en plus sur MypeopleDoc avec cette courte vidéo
Dans cette courte vidéo, vous allez découvrir le retour d’expérience d’une grossesse entreprise qui utilise ce service. Cela vous permettra de vous rendre compte par vous même de la pertinence de cet outil pour votre entreprise.
Bon visionnage.
Qu’est-ce que le coffre-fort MypeopleDoc ?
Le terme coffre-fort est généralement employé pour désigner un espace où il est possible de garder ou conserver des éléments d’une grande importance. La plateforme Mypeopledoc fonctionne également sur ce même principe. Comprenez qu’au niveau de ce service numérique, vous avez à votre disposition un espace de stockage d’une capacité totale de 10 Go.
Avec un tel coffre-fort à portée, il n’y a pas de doute que c’est le quotidien des membres de l’équipe RH qui sera facilité. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez en effet conserver en lieu sûr tous vos documents. Pour information, chaque document est autorisé à bénéficier d’un espace de 250 Mo au niveau de la plateforme. Vous avez aussi la capacité de classer via un système de libellés tous les documents que vous conservez. Ce qui vous permet de retrouver aisément vos fichiers. Mieux, il vous est offert la possibilité d’associer d’autres membres de votre service ou votre employeur à votre compte. Ainsi, vous pourrez effectuer des transactions de fichiers avec ce dernier sans avoir à vous déplacer.
Quelles sont les origines du coffre-fort mypeopledoc ?
Concrètement, l’histoire de la plateforme Mypeopledoc a débuté à Paris, plus précisément sur le campus de l’école de commerce HEC Business School. C’était en 2007. Clément Buyse et Jonathan Benhamou, les deux co-fondateurs de la plateforme en ligne avaient en cette année-là eu l’idée de concevoir une solution de gestion numérique unifiée de documents. En 2009, leur projet fut concrétisé et la solution Mypeopledoc permettant aux entreprises d’offrir un meilleur niveau de service à leurs employés RH voit ainsi le jour.
L’histoire de la plateforme ne s’est pas aussitôt arrêtée après sa création. Il faut ajouter que Mypeopledoc procède durant l’année 2012 à une levée de fonds d’une valeur de 1,5 millions d’euros. Deux années plus tard, soit en 2014, une nouvelle levée de fonds est effectuée pour la plateforme. Sa valeur est de 17,5 millions de dollars. C’est grâce à cet investissement que la solution a pu s’étendre au-delà des frontières nationales.
Concrètement à quoi sert la plateforme mypeopledoc et quels sont ses avantages ?
Pour être plus précis, la plateforme mypeopledoc sert à rendre plus simple les missions du service des ressources humaines. Cette facilité est possible grâce à diverses fonctionnalités. Au niveau de l’outil, il vous est en effet permis de centraliser tous vos fichiers afin d’y accéder plus aisément. Ainsi, grâce à cette solution, c’en est fini des armoires pleines de fichiers qui vous donnent du fil à retordre lorsque vous recherchez un document. De plus, si les tâches apparaissent plus faciles avec la solution mypeopledoc, c’est parce qu’elle offre aussi une digitalisation de toutes les tâches administratives.
En ce qui concerne les avantages qu’il est possible de bénéficier avec la plateforme mypeopledoc, il faut dire que ceux-ci s’observent aussi à divers niveaux. Déjà, il faut dire que ce service en ligne est sans engagement et entièrement gratuit. A cet avantage pécuniaire s’ajoute le gain de place au sein de vos bureaux, car la présence de documents papier sera réduite. De plus, il faut dire que contrairement à d’autres solutions de stockage de fichiers, la plateforme mypeopledoc ne constitue en rien un outil compromettant.
Au contraire, en optant pour ce service, vous mettez vos divers documents à l’abri de toute tentative de piratage. Outre cela, il faut ajouter que mypeopledoc constitue aussi une solution qui vous permet de réaliser des exploits en matière d’analyse de processus. Un tel outil met en effet à votre disposition des tableaux de bord qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble de l’évolution de vos opérations de ressources humaines.
Envoyer par courrier Vs envoyer à MypeopleDoc : quelles sont les différences ?
Les différences entre envoyer un fichier via mypeopledoc et via un simple mail se remarquent à divers niveaux. L’un d’entre eux concerne la légitimité du document. A ce propos, vous devez comprendre que lorsque vous envoyez un fichier par mail simple, il n’est pas possible d’être certain qu’il provient effectivement de l’expéditeur. Cette légitimité douteuse repose sur le fait que le fichier envoyé ne possède pas d’horodatage ni de signature.
Par contre, toutes ces fonctionnalités sont accessibles avec la solution mypeopledoc. Mieux, votre fichier est sécurisé et confidentiellement conservé, car stocké sur un cloud disponible sur un compte dont vous êtes le seul propriétaire. Cette sécurité est renforcée par le fait qu’avec mypeopledoc, il n’est pas possible de supprimer par inadvertance ses fichiers. Il s’agit là d’un autre point qui permet de différencier l’envoi de fichier par mail simple de l’envoi d’un document par mypeopledoc.
Comment augmenter la productivité des RH ?
Au sein des entreprises, le manque d’outils spécifiques à la disposition du service des RH affecte énormément leur productivité et par conséquent celle de l’entreprise. En votre qualité de chef d’entreprise, il vous revient de toujours garantir une performance sans cesse meilleure au niveau de votre structure. Pour offrir des rendements plus productifs au niveau du service RH de votre entreprise, il y a certains outils dont vous ne pourrez vous passer.
Processus automatisés
Au niveau d’un service RH, disposer d’un outil qui favorise l’automatisation des processus est une base pour assurer la productivité au niveau du département. Une telle solution n’est pas à aller chercher plus loin. Il s’agit tout simplement de Mypeopledoc. Grâce à cette plateforme en ligne, toutes vos demandes seront traitées en un temps record. Vous n’aurez plus à passer des semaines entières à concevoir des formulaires ou à créer des flux de travail. Avec le concept numérique, toutes ces tâches seront désormais effectuées en un temps plus réduit.
Une analyse au plus haut niveau
Au sein d’un service RH, réaliser des analyses fait partie des tâches fréquentes. Pour que le département soit plus productif, ces analyses doivent pouvoir être réalisées de manière plus poussées. Une telle fonctionnalité, vous l’avez également avec la solution mypeopledoc. La plateforme met en effet à votre disposition des tableaux de bord qui ont le mérite d’être faciles d’usage. Ils jouent en réalité le rôle d’indicateurs de performance. Grâce à ces tableaux de bord, vous pouvez en effet suivre en temps réel l’évolution de vos diverses opérations RH. Ainsi, vous pourrez apporter au besoin des corrections.
Partager les services RH
Il ne suffit pas pour un service RH d’avoir à disposition un outil qui lui permet d’effectuer des analyses poussées et d’automatiser ses processus pour espérer devenir hautement productif. Pour atteindre ce niveau, l’outil que le département a à son actif doit aussi lui offrir la possibilité d’effectuer des partages. Nous voulons parler de la capacité de partager avec les autres membres de son service ou de l’entreprise des fichiers. Cet exploit, vous pouvez également le réaliser avec la solution mypeopledoc. Ainsi, que vous soyez présent au sein de l’entreprise ou non, vous pouvez en temps réel recevoir vos documents afin de les traiter sans délai.
Comment puis-je activer mon compte mypeopledoc ?
La solution mypeopledoc est certes sans engagement. Pour un souci de sécurité, il vous faut nécessairement ouvrir un compte une fois que vous avez intégré l’outil dans votre système informatique. C’est une étape indispensable pour accéder à la plateforme. Pour utiliser ensuite cette dernière, votre compte doit aussi être activé. Comment s’y prendre alors ?
La procédure pour créer un compte sur la plateforme mypeopledoc consiste d’abord à vous rendre sur l’interface de la solution. Pour cela, vous devez lancer dans la barre de recherche d’un navigateur web l’adresse mypeopledoc.com. Sur la page qui s’affiche, il y une mention « Demander une invitation » sur laquelle vous devez cliquer. Vous trouverez également un champ prévu pour renseigner une adresse électronique. Vous devez y saisir celle de votre employeur.
Après cela, la prochaine étape sera de confirmer la demande. Si vous constatez qu’une demande est reçue à l’adresse électronique que vous avez mentionnée, retenez que votre compte mypeopledoc a été créé avec succès. A présent, vous devez l’activer. Pour le faire, il vous faut un code d’activation. C’est votre employeur qui est chargé de vous l’envoyer, et ce à la même adresse électronique que celle qui a été employée pour l’ouverture de votre compte. Une fois ce code reçu, vous devez tout simplement le renseigner pour achever l’activation.
Par ailleurs, retenez que ce code possède une validité de 30 jours. Dès que vous le recevez, vous devez donc l’utiliser dans ce laps de temps. Si le délai est passé, votre employeur peut toujours vous renvoyer un autre code de validation. Cependant, si vous ne recevez aucun code alors que votre employeur a souscrit au service de la plateforme, nous vous conseillons de contacter l’équipe de mypeopledoc.
Comment se connecter à mypeopledoc ?
L’activation de votre compte mypeopledoc est l’étape qui vous offre les portes pour stocker et envoyer vos divers fichiers. Étant donné qu’il s’agit de votre première tentative de connexion, il est possible que vous rencontriez quelques difficultés. Comment se connecter alors en toute facilité à la plateforme ?
La procédure est de vous rendre sur l’interface de l’outil en passant par la fenêtre de navigation www.mypeopledoc.com. Sur la page qui apparaît, vous verrez des champs où il vous est demandé de renseigner votre mot de passe ainsi que votre adresse électronique.
Une fois ces divers éléments bien fournis, vous devez cliquer sur l’inscription « Connecter » afin de donner confirmation de votre connexion au compte. Dès cet instant, vous pouvez commencer à profiter des fonctionnalités de la solution mypeopledoc.
Quels sont les problèmes que je peux avoir pour accéder à mon coffre-fort numérique ?
Avec la solution mypeopledoc, il est parfois possible d’être confrontée à des situations où il vous est difficile d’accéder à votre compte. Rassurez-vous, car de tels problèmes n’affectent en rien la performance ni la sécurité de vos fichiers. De plus, lorsqu’ils surviennent, il y a diverses astuces pour revenir à une meilleure situation.
J’ai oublié mon mot de passe
Oublier son mot de passe est une situation à laquelle font fréquemment face plusieurs utilisateurs de la solution mypeopledoc. Lorsque vous ne parvenez pas aussi à vous souvenir de votre mot de passe, votre premier réflexe devra être de rechercher sur l’interface de connexion le lien « J’ai oublié mon mot de passe ».
Cliquez sur ce dernier et suivez les instructions qui apparaissent. Généralement, lorsque vous cliquez sur ce lien, vous verrez afficher sur votre écran une petite fenêtre avec un texte qui vous demande de saisir votre adresse électronique. C’est à cette adresse que vous seront envoyées les dites instructions à suivre. Celles-ci vous aideront en réalité à changer votre mot de passe.
Si vous respectez donc chacune de ces instructions, à un niveau donné, il vous sera précisé que vous recevrez un email de réinitialisation de votre mot de passe. Vérifiez que vous avez bien reçu ce message électronique. Dès que c’est fait, cliquez sur le lien qu’il contient. Cette action vous permettra d’associer un autre mot de passe à votre compte. C’est donc ce nouveau code qui vous permettra d’accéder de nouveau à votre espace en ligne sur l’outil mypeopledoc sans risques de perdre tous vos fichiers.
Adresse électronique oubliée
A part l’oubli de mot de passe, un autre problème que vous pouvez rencontrer au moment d’accéder à votre coffre-fort numérique est celui de l’oubli de votre adresse électronique. La procédure pour venir à bout de ce problème est similaire à celle du cas du mot de passe oublié. Pour recevoir les instructions adaptées, vous devez plutôt cliquer sur le lien « Adresse électronique oubliée ». L’objectif une fois cette action effectuée est d’emmener votre employeur à vous communiquer le nom d’utilisateur récemment utilisé pour se connecter à votre compte.
Comment contacter le support Mypeopledoc ?
Les problèmes d’oubli de mot de passe ou d’adresse électronique ne sont pas les seuls que vous pourriez rencontrer lors de votre connexion à votre compte. Si vous vous retrouvez donc face à d’autres situations dans lesquelles vous semblez ne trouver aucune porte de sortie, vous pouvez contacter le support Mypeopledoc.
Il existe différentes possibilités pour établir ce contact. La plus connue consiste à se rendre dans la section « Contactez-nous » présente au niveau de l’interface de la plateforme. Une fois la page de la section affichée, votre tâche sera d’envoyer à l’équipe d’assistance un formulaire qui doit être préalablement rempli.
Par ailleurs, retenez qu’il existe certaines de ces situations qui n’exigent pas forcément de contacter le service clientèle de Mypeopledoc. C’est généralement le cas lorsque vous recherchez plus d’informations par rapport à une problème simple. Dans ce genre de situation, la procédure pour obtenir satisfaction est d’aller sur la page www.peopledoc.fr/support pour voir les questions-réponses disponibles.
Une vidéo pour aller plus loin avec MyPeopleDoc
Dans cette vidéo vous allez découvrir les dessous de MyPeopleDoc. Ses origines, son fonctionnement et ses objectifs à long terme. Cette courte vidéo vous apportera un éclairage nouveau sur l’utilité ou non d’un tel produit pour votre entreprise.
Conclusion
Donner une liste détaillée des services qu’il est possible de bénéficier avec l’outil mypeopledoc serait une tâche complexe et de longue haleine. L’essentiel qu’il est possible de retenir, c’est que tout propriétaire d’entreprise doit songer à équiper son service RH d’une telle solution, car elle permet au département de gagner en productivité et en rapidité. En fin de compte, c’est toute l’entreprise qui en sort gagnante. Avec la gratuité et la sécurité qu’offre l’outil mypeopledoc, il n’y a plus de raisons de chercher à s’en passer. Précisons toutefois que pour bénéficier de toutes les performances de cet outil, la condition est que chacun des utilisateurs y crée un compte puis active ce dernier.