La définition de la GED est une méthode de gestion électronique de documents qui intègre diverses techniques et meilleures pratiques existantes dans le domaine de la gestion des documents dans une entreprise.
Cela consiste à utiliser un système informatisé de classement, de conservation, d’archivage des documents. Ce type de système informatique globalisé s’avère très utile lorsqu’une société doit numériser beaucoup de documents papier.
Il existe 4 étapes différentes dans la GED :
- L’obtention des documents
- Le classement des documents
- L’archivage total des documents
- La transmission des documents aux personnes intéressées
Mais alors, la GED, qu’est-ce que c’est réellement ?
Afin de mieux comprendre ce qu’est la GED, voici quelques exemples d’utilisation de cette méthode :
- 1er exemple : Afin d’avoir accès rapidement certains types de documents, comme des factures, vous pouvez chercher dans le moteur de la GED en mettant les mots clés en rapport avec vos documents. Ainsi vous pouvez retrouver facilement vos factures, archivées dans un dossier “ Factures “
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2e exemple : Vous pouvez gérer les demandes d’accès à certains documents, qui requièrent d’être contrôlés pour des raisons de sécurité. Grâce à la GED, vous allez donc pouvoir contrôler l’accès à ce type de données :
- Une requête concernant l’accès à un document sensible comme le détail du chiffre d’affaires ou bien la grille et la politique tarifaire de la société.
- Le partage d’un document avec un client
- L’édition d’un document (changer de nom, effacer le document) qui requière l’autorisation d’autres membres de l’entreprise
Quels sont les avantages de la GED, cet outil indispensable pour les entreprises ?
Avec toutes ces informations sensibles qui circulent en ligne de nos jours, il est plus important que jamais de vous assurer d’avoir une maîtrise totale sur les documents qui transitent dans votre entreprise.
La gestion des documents (GED) est un moyen d’organiser et de suivre les documents de votre entreprise. Cela peut être très utile, car cela vous permet de numériser et de conserver vos fichiers, ce qui facilite la recherche de ce que vous cherchez.
Il est donc plus facile de trouver des informations de cette manière et cela aide également l’entreprise à mieux travailler.
La GED est d’une grande aide pour les employés de l’entreprise. Cela leur permettra de collaborer plus efficacement pour les tâches à venir. Les bénéfices sont donc nombreux, on peut citer certains de ces avantages :
- Réduisez les dépenses en n’imprimant pas ou en n’envoyant pas de copies physiques à vos clients.
- Les documents sont facilement disponibles en cas de besoin et rendus accessibles à tous les employés, ainsi la productivité est positivement impactée.
- Le système d’indexation numérique facilite la recherche de documents
- Contrôle amélioré des documents qui transitent dans l’entreprise
- Sécurisation améliorée des informations partagées
- Rassemblement des données de l’entreprise
- Limitation des risques de perdre un document
Conclusion
La création d’un système de gestion de documents électroniques peut prendre du temps et nécessite des compétences, mais le résultat en vaut la peine. De nombreuses TPE et PME choisissent la GED pour gérer leur document et il y a de nombreuses solutions disponibles actuellement.
Il y a quelques considérations à prendre en compte lors du choix des solutions de votre GED. Dans un premier temps, il est important de considérer :
- Où souhaitez-vous stocker vos données ? Bien souvent en France pour une meilleure sécurité.
- Est-ce qu’il y a un suivi dans la formation au logiciel de gestion proposé par le prestataire ?
- Est-ce que le prestataire est fiable pour les PME ou les TPE ?
Comparez attentivement avant de choisir, car un bon logiciel adapté à votre demande, vous permettra de faire de votre changement vers la gestion numérique, une réussite.