Nous vivons une époque où la gestion de projet, que celle-ci soit complexe ou simple, parait toujours plus importante pour la meilleure exécution d’un travail. Il revient en effet au responsable de projet, de s’assurer que tout est en ordre et que le projet sera livré selon l’échéance préétablie.
Néanmoins, le chef de projet pourrait craquer sous l’effet de la pression et devenir hésitant quant aux décisions à prendre où la manière dont le projet sera exécuté. Afin d’éviter que cela ne se produise, il doit suivre une démarche précise et rigoureuse qui lui permet de dresser le plan d’exécution de son projet et de le suivre à la lettre. Quelle est la démarche à suivre pour réussir un projet et comment réunir les conditions pour une meilleure exécution de n’importe quel projet.
Cet article énonce une démarche en 6 étapes qui facilitera la gestion de vos projets, tout en vous conférant une certaine sérénité et plus d’efficacité.
Étape n° 1 : la définition des objectifs du projet
Les objectifs sont la structure et la base de tout projet d’entreprise. Ce sont des repères marketing, commerciaux, liés à l’innovation, ou encore à la relation client, qui permettent de créer les conditions idéales pour un meilleure agencement des éléments du projet : les intervenants, les taches à effectuer, les outils à utiliser. Ils déterminent la finalité d’un projet et les bénéfices susceptibles d’en découler.
Définir de manière appropriée les objectifs du projet avant d’épouser les autres étapes de celui-ci est donc primordial.
De nombreuses méthodes permettent donc de définir des objectifs. La plus connue de ces méthodes demeure la méthode SMART. Celle-ci nous enseigne ce que doit être un objectif :
- Spécifique : Lorsque vous définissez un objectif, celui-ci doit être précis, explicite, simple et clair. Il faut que toutes les parties prenantes du projet parviennent à comprendre cet objectif. Dans le cas contraire, cela voudrait tout simplement signifier que l’objectif choisi est trop grand et qu’il faut le scinder en objectifs intermédiaires ou en plusieurs petits objectifs.
- Réaliste : Il faut que votre objectif soit atteignable. Votre équipe aura surement des réticences à se lancer dans un objectif inaccessible. Vous vous demandez alors surement comment savoir si vous visez un objectif réaliste. Il faudra ici vous reposer sur vos expériences passées pour déterminer s’il est réaliste ou pas. Le choix des ressources à mettre en œuvre dans l’exécution du projet est également déterminant. Généralement il vous faudra rester raisonnable et raisonné. Si par exemple vous remarquez que vos ventes croissent de 4%, il serait quasiment utopique de viser un taux de croissance de 70% pour l’année suivante.
- Mesurable : Définissez des objectifs que vous pouvez mesurer. Pour ce faire, utilisez une valeur qu’il pourrait prendre, ou un pic qu’il pourrait atteindre. Cela permet dans un sens un meilleur suivi du projet, mais également une meilleure motivation des équipes. Ce qui donne par la suite un certain champ libre pour une meilleure analyse du bilan définitif du projet.
- Temporellement fini : Définissez une échéance à laquelle votre objectif doit être théoriquement atteint. Se fixer cette limite permet dans un premier temps de garder les équipes motivées, d’accélérer l’exécution du projet et d’éviter qu’il soit abandonné ou délaissé.
- Acceptable : Définissez des objectifs faisables, au risque de voir vos équipes découragées et en proie au surmenage. Bien qu’il soit conseillé de faire preuve d’ambition en instaurant un challenge susceptible de motiver les équipes, celui-ci doit toujours demeurer pondéré.
Etape 2 : Identification des taches
Tous les objectifs de votre projet sont définis ? Passez à présent aux taches à exécuter, aux actions pouvant vous permettre d’atteindre les objectifs prédéfinis.
Scindez votre objectif de départ en plusieurs étapes, avec à la clé un but à atteindre. Dressez ensuite une liste de toutes les taches qui devront les constituer. L’Ideal serait d’attribuer une nature à chaque tache si possible, ou encore les ressources ou les collaborateurs à faire intervenir dans l’exécution de celle-ci. Bien qu’il ne s’agisse que d’une étape de préparation, elle pourrait par la suite permettre une meilleure organisation. Le but ici demeure l’anticipation et l’identification de tous les contours du projet avant une quelconque organisation.
Etape 3 : L’organisation des ressources et des taches
Une fois la liste définitive des taches à effectuer dressée, la gestion effective du projet peut commencer. Il faudra ici organiser les taches relevées de la manière la plus efficace et plausible possible. On peut percevoir cette étape comme un ordonnancement qui facilite la bonne exécution du projet et la perception des taches qui doivent s’imbriquer suivant une certaine logique. A titre indicatif, certaines taches sont indispensables pour l’exécution d’autre taches plus importantes. Il faut donc s’assurer qu’elles se déroulent dans un parfait enchainement.
Bien qu’à première vue cette étape puisse paraitre simple, il n’en est rien car elle peut paraitre assez fastidieuse dans la mesure où elle demande une grande rigueur dans l’organisation et une grande performance de tous les intervenants. Aussi, il est primordial de penser à la répartition de toutes les ressources, en particulier celles humaines et financières sur toutes les taches du projet.
Pour bien y parvenir, il faudrait avoir défini un budget prévisionnel. Il est également primordial d’identifier les collaborateurs devant intervenir à chaque niveau du projet, le degré de leur intervention, de même que les taches qui leur seront affectées.
Vous devez à cette étape, être en mesure de dresser un planning précis de toutes les taches à effectuer, leur date de réalisation et ceux qui en seront chargés.
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Étape n° 4 : l’évaluation des risques et des contraintes
Il n’existe pas de projet sans risques et contraintes. Ces risques et contraintes sont majoritairement relatifs aux échéances, au budget prévisionnel et à la disponibilité des diverses ressources humaines. Bien évidemment, chaque chef de projet doit être en mesure de travailler en fonction de ces contraintes temporelles, humaines ou budgétaires.
Pour une meilleure gestion des risques et des imprévus, il faudra faire une évaluation réaliste des risques. Cela les empêche de se muer en murs infranchissables avec le temps.
Pour toutes les taches que vous planifiez, vous devez être en mesure de tenir compte de la part de risque, des contraintes et des éventuelles solutions qui vous affranchiront de ces contraintes.
Vous avez également la possibilité de designer les collaborateurs et les consultants externes que vous pourrez éventuellement contacter pour un meilleur pilotage de votre projet, dans le cas où vous serez sujet à certaines difficultés.
Toutes les informations doivent être fournies à vos équipes et à toutes les parties prenantes.
Étape n° 5 : le choix des bons outils de gestion de projet
La gestion de projet est un processus complexe qui ne peut s’improviser. Un gestionnaire de projet doit être en mesure de rendre synchrones les ressources financières et celles humaines dont dispose la société dans un premier temps et dans un second temps, de s’assurer de la bonne exécution du projet de la communication entre les intervenants du projet et des négociations avec les investisseurs.
Il doit également s’assurer que les membres de son équipe sont focalisés sur l’exécution de leurs tâches et que l’exécution du projet se passe conformément à la feuille de route préétablie.
Il faut donc penser pendant tout le temps d’exécution du projet, à organiser des meetings réguliers pendant lesquels vous vous assurez de l’avancement de la réalisation des taches et que les échéances sont respectées.
Surveillez également la « dérive des objectifs ». En effet, en qualité de manager, vous devez vous assurer que vos exigences ne deviennent pas démesurées au point de devenir incontrôlables et que toutes vos exigences figurent dans la planification de départ du projet. Vous devez également garantir une parfaite communication interne.
Afin d’éviter de tenir de nombreux meetings interminables pour faire le point que l’avancement du projet, en tant que chef de projet, vous pouvez choisir d’utiliser des outils fiables correspondant à l’activité de votre société pour une meilleure organisation et pour une efficacité accrue de vos équipes.
Des logiciels tels que ERP, RM ou encore KPulse, vous aideront dans l’automatisation de nombreuses taches. Il faudra cependant les choisir soigneusement, en s’assurant notamment que ceux-ci correspondent aux exigences immediates de l’entreprise.
Étape n° 6 : la planification du suivi du projet
Peu importe le type de projet d’entreprise que vous voulez monitorer, il sera primordial de pouvoir restituer son exécution car cela permet de pouvoir relever les possibles optimisations pour d’autres projets à venir, mais également de faire ressortir les forces de votre équipe.
Cette étape vous permettra en effet d’améliorer vos méthodes de gestion de projet et ensuite de diriger avec plus d’efficacité des futurs projets. Ensuite, le suivi et l’évaluation de votre projet vous permettra de chiffrer avec précision les performances de votre équipe et de vous assurer que celle-ci atteint ses objectifs.
Il ne faut cependant pas improviser ce suivi un fois que le projet est lancé. Le suivi doit être planifié parallèlement à celui-ci, les principaux indicateurs de performance (KPI : Key Performance Indicator) doivent être définis et constamment évalués.
Vous vous en êtes surement rendus compte avec cet article, la gestion de projet est un processus complexe, qui requiert une démarche rigoureuse et des instruments adaptés. Suivre ces 6 étapes fondamentales, c’est la garantie de la réussite de tous vos projets d’entreprise.